Traitement d’un dossier client
Lorsqu’une situation est identifiée, un processus structuré doit être respecté.
Ce processus garantit la cohérence, la sécurité et la qualité de la prise en charge.
Constitution du dossier initial
Le conseiller constitue un dossier comprenant :
- les informations d’identité
- les éléments généraux de situation
Le conseiller complète la grille d’analyse des situations.
Cette grille permet d’identifier :
- les axes principaux
- les axes secondaires
Transmission pour validation
Le dossier est transmis à l’Institut pour une première analyse.
Cette étape permet de vérifier la cohérence de la demande et la pertinence de la démarche.
Demande d’évaluation médicale
Après validation du dossier, l’Institut adresse une demande d’évaluation médicale.
Cette demande prend la forme d’un document destiné au médecin traitant du client.
Elle précise les éléments à analyser afin de permettre une compréhension objective de la situation.
Le client consulte son médecin traitant et réalise les examens demandés.
Cette étape permet :
- d’objectiver la situation
- d’éviter des pertes de temps sur place
- de préparer le parcours en amont
Transmission des résultats
Les résultats des examens sont transmis à l’Institut.
Ils constituent une base essentielle pour l’analyse médicale du dossier.
L’ensemble du dossier est analysé par l’équipe médicale de l’Institut.
Cette analyse croise :
- la situation exprimée
- les souhaits du client
- les résultats des examens
Elle permet de définir les priorités et les axes du parcours de revitalisation.
Construction de la proposition
À partir de cette analyse, une proposition est établie comprenant :
- l’organisation du séjour
- les interventions envisagées
- la durée adaptée
- le cadre financier
La proposition est présentée au client.
Elle constitue une réponse structurée, fondée sur une analyse préalable.
Le client valide la proposition en retournant le devis signé.
Cette validation s’accompagne du versement d’un acompte.
Elle formalise la demande de séjour et marque l’engagement dans la démarche.
“Tant que le devis n’est pas signé, il n’y a pas de séjour.”